Sehr geehrter Kunde,
mit dem Interpello vom 30. September 2026, Nr. 2, hat das Arbeitsministerium die Modalitäten für die digitale Verwaltung der Dokumentation im Zusammenhang mit der Begründung eines Arbeitsverhältnisses präzisiert. Dabei wird zwischen Informationsdokumenten und Dokumenten unterschieden, die eine Erklärung des Arbeitnehmers erfordern.
Informationsdokumente: Bereitstellung in einem geschützten Bereich ausreichend
Bei Dokumenten, die keine Erklärungen oder Willensäußerungen des Arbeitnehmers erfordern, kann die Übergabepflicht durch die Bereitstellung in einem geschützten Bereich der Unternehmensplattform erfüllt werden, auf den ausschließlich der betreffende Arbeitnehmer Zugriff hat.
Dazu zählen beispielsweise Informationen über die Vertragsbedingungen, die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Arbeitssicherheit sowie betriebliche Regelungen, sofern lediglich die Übergabe bzw. Bereitstellung vorgeschrieben ist.
Alternativ können weiterhin die zertifizierte elektronische Post (PEC) oder andere elektronische Übermittlungswege genutzt werden, mit denen die erfolgte Zustellung nachgewiesen werden kann.
Erklärungen des Arbeitnehmers: Elektronische Signatur erforderlich
Bei Dokumenten, die Wissenserklärungen oder Willensäußerungen enthalten, wie beispielsweise Formulare für Steuerabsetzbeträge oder zur Wahl der Verwendung der Abfertigung (TFR), reicht die alleinige Identifizierung mittels SPID oder CIE nicht aus.
Erforderlich ist eine digitale Signatur, eine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein Verfahren zur Erstellung des Dokuments, das Artikel 20 Absatz 1-bis des italienischen Gesetzbuchs über die digitale Verwaltung (CAD) entspricht.
Verantwortung des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber muss die ordnungsgemäße Übergabe der Unterlagen und die korrekte Erstellung der Dokumente nachweisen können und die entsprechenden elektronischen Nachweise aufbewahren. Zudem muss er die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleisten und bei vorübergehender Nichtverfügbarkeit der Plattform alternative Übermittlungswege vorsehen.
Fazit: Die Digitalisierung von Einstellungsunterlagen ist grundsätzlich zulässig. Voraussetzung sind jedoch Verfahren, die der jeweiligen Dokumentenart entsprechen und die Gültigkeit der Erklärungen sowie die Nachvollziehbarkeit der erfüllten Pflichten gewährleisten.
Für weitere Fragen steht Ihnen unsere Kanzlei gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
LAVORIS S.T.P. sas
